Comment limiter les coûts et les risques financiers dans votre pharmacie

Comment pouvez-vous limiter les coûts et les risques financiers dans votre pharmacie ? Un logiciel peut-il vous y aider ? Ce blog reprend sept conseils utiles et explique brièvement comment Greenock traduit chaque conseil dans la pratique.

 

Conseil 1 : suivez les articles de location

Si vous ne tenez pas à jour une liste des personnes à qui vous louez du matériel (tels que des béquilles et des aérosols), il arrive que ces équipements disparaissent et deviennent donc un poste de coûts pour vous. Noter les locations dans un carnet n'a pas beaucoup de sens. Avec un logiciel, vous disposez d'une vue d'ensemble et vous recevez de surcroît des notifications automatiques lorsqu'un client ne paie pas un article de location ou ne le rapporte pas à temps.

> Que fait Greenock ? Vous pouvez suivre vos locations de deux manières dans Greenock. D'une part, vous disposez d’une liste de tous vos articles loués (qui apparaissent automatiquement dans cette liste lorsque vous les scannez). D'autre part, vous pouvez également lier un article de location au dossier de votre patient. Autre fonction très utile aussi : vous déterminez le prix de location et la date à laquelle l’article doit être rentré, tandis que Greenock calcule le montant dû au final par le patient.

 

Conseil 2 : évitez les produits périmés

Les gammes que vous achetez dans les laboratoires comportent aussi des produits qui ont moins de succès. Ne perdez pas de vue la date de péremption de ces produits, afin de pouvoir les renvoyer à temps pour être éventuellement remboursé (en partie). Malheureusement, une vérification mensuelle dans votre pharmacie suffit rarement pour identifier à temps les produits périmés. Un logiciel vous renseignera à temps.

> Que fait Greenock ? La fonction « assistant virtuel des dates de péremption » dans Greenock dresse une liste des produits qui expireront bientôt et place le plus urgent en tête. Le système prend en compte les conditions de reprise du laboratoire et vous montre chaque fois combien vous pouvez récupérer.

* Attention aux notes de crédit *

 

Conseil 3 : ne négligez pas vos invendus

Y a-t-il dans votre pharmacie des invendus qui prennent la poussière ? D'une part, ces produits occupent une place inutile et, d'autre part, ils finissent par être périmés. Il est donc capital d'en assurer le suivi. La plupart des logiciels les reprennent dans une liste distincte. Mais Greenock va un pas plus loin.

> Que fait Greenock ? Sur la base de vos ventes quotidiennes moyennes, Greenock établit une prévision de votre « surstock » et de votre « stock mort » potentiels. Un produit qui ne sera pas vendu dans les 3 prochains mois est un surstock. S’il fait encore partie de votre stock dans les 6 mois, il sera considéré comme un stock mort. Aspect pratique : le système indique également combien ce stock excédentaire vous coûte ou vous coûtera. Vous pouvez également ajuster vous-même la période de « surstock » et de « stock mort ».

* Quid des risques financiers réels ? *

 

Conseil 4 : surveillez vos créances ouvertes

Il arrive que vous vendiez un produit au prix mutuel, avant que votre client vous apporte la prescription. Mais s’il oublie de vous la fournir, vous ne pouvez rien réclamer à l’INAMI et vous vous retrouvez avec une perte sur ce produit. Suivez donc bien les « avances avec remboursement »  et rappelez à temps à votre patient de vous fournir la prescription que vous attendez.

> Que fait Greenock ? Lorsque vous commencez une délivrance pour un client, Greenock affiche tout d'abord un écran qui vous montre les avances de ce client. De plus, vous pouvez chercher dans Greenock les avances ouvertes et pour quels montants.

 

Conseil 5 : songez aux produits dont le prix baisse

Chaque mois, le prix de certains articles baisse. Chaque logiciel affiche une mise à jour reprenant les articles concernés. Un mois avant que la liste officielle n'entre en vigueur, vous recevez une liste provisoire des produits dont le prix diminue. Vous pouvez déterminer sur la base de cette liste provisoire les produits qu’il vaut mieux renvoyer et ceux qu'il est préférable de commander ultérieurement.

> Que fait Greenock ? Lorsque le prix de certains produits baisse soudain, vous préférez ne pas les commander en grande quantité. Greenock vous aide dans ce sens. Vous pouvez, par exemple, demander au système de reporter automatiquement à plus tard une commande lorsque le prix du produit en question baisse. Il va sans dire que vous pouvez toujours annuler cette décision, au cas où vous auriez besoin d'urgence d'un produit.

* Situations spéciales *

 

Conseil 6 : planifiez votre personnel de manière efficace

Tenir à jour le nombre de visites (ou de ventes) est une méthode payante. Cela vous permet de dégager des schémas intéressants, comme des jours où la fréquentation est plus importante et où vous avez besoin de plus de personnel, ou les moments creux que vous pouvez gérer seul. Adapter votre personnel et vos heures d'ouverture à ces schémas vous permettra de maîtriser vos coûts salariaux.

> Que fait Greenock ? Greenock vous permet de voir aisément le nombre de visites par heure ou par jour.

Conseil 7 : soyez attentif aux réductions

Offrir des réductions permet de récompenser les clients fidèles. Veillez à gérer de manière active ces prix réduits, afin que votre marge reste optimale. Établissez chaque mois une liste des réductions accordées et des personnes qui en ont bénéficié (clients, médecins, infirmières, maisons de repos,…).

> Que fait Greenock ? Greenock vous permet d'adapter votre politique de réductions à vos marges bénéficiaires. Vous pouvez, par exemple, établir que vous accordez (automatiquement) 10 % de réduction sur un article dont la marge bénéficiaire est supérieure à 30 %, mais jamais sur un article dont la marge bénéficiaire se situe entre 10 et 20 %.

 

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