Hoe je met software de kosten en financiële risico's in je apotheek beperkt

Hoe kan je de kosten en financiële risico’s in je apotheek beperken? En hoe helpt software daarbij? In deze blogpost vind je zeven concrete adviezen, met ook telkens een korte uitleg van hoe je die met Greenock naar de praktijk vertaalt.

 Tip 1: volg verhuurartikelen op

Wanneer je niet goed bijhoudt aan wie je verhuurartikelen (zoals krukken en aerosols) meegeeft, dan verdwijnen die weleens, waardoor ze een kostenpost vormen. Je verhuur in een notitieboekje bijhouden heeft weinig zin. Met software behoud je veel beter het overzicht en ontvang je bovendien automatisch meldingen als een klant een verhuurartikel niet tijdig betaalt of binnenbrengt.

> Hoe gaat dat in Greenock? In Greenock kan je je verhuur op twee manieren bijhouden. Enerzijds heb je een lijst met al je verhuurartikelen (die komen hier automatisch in terecht nadat je ze hebt ingescand). Anderzijds kan je een verhuurartikel ook koppelen aan het dossier van je patiënt. Extra handig: jij bepaalt telkens de huurprijs en inleverdatum, terwijl Greenock berekent hoeveel een patiënt je uiteindelijk is verschuldigd.

Tip 2: vermijd vervallen producten

De gamma’s die je bij labo’s afneemt, bevatten ook producten die minder aanslaan. Hou de vervaldata van die producten goed in de gaten, zodat je ze tijdig kan terugsturen om eventueel (deels) terug te worden betaald. Jammer genoeg volstaat een maandelijkse controle in de apotheek zelden om vervallen producten tijdig op te sporen. Software biedt hiervoor een uitweg.

> Hoe gaat dat in Greenock? De ‘virtuele assistent vervaldata’ van Greenock maakt voor jou een lijst van producten die binnenkort vervallen, met de dringendste voorop. Het systeem houdt rekening met de terugnamevoorwaarden van het labo en toont je telkens hoeveel je kan recupereren.

* Kijk uit met creditnota’s *
Een creditnota bevestigt je terugbetaling. Let erop dat die terugbetaling ook effectief wordt gestort. Via Greenock kan je checken welke artikelen je naar welke leverancier terugstuurde, en of die al dan niet werden gecrediteerd. Om een terugbetaling te bekomen, kan je een rapport uit Greenock meegeven waarmee je de leverancier duidelijk aantoont hoeveel  verlies je mogelijk boekt.

Tip 3: waak over je ‘winkeldochters’

Winkeldochters zijn producten die stof liggen te vergaren in je apotheek. Ze hebben twee nadelen: enerzijds nemen ze een onnodige plaats in op het schap, anderzijds zullen ze op den duur vervallen. Het is dus cruciaal om je winkeldochters te detecteren. De meeste softwaresystemen geven winkeldochters in een aparte lijst weer, maar Greenock gaat een stap verder.

> Hoe gaat dat in Greenock? Op basis van je gemiddelde dagverkoop maakt Greenock een voorspelling van je mogelijke ‘overstock’ en ‘dode stock’. Een product dat in de komende 3 maanden niet zal verkocht worden, is overstock. Zal het binnen 6 maanden nog steeds op voorraad zijn, dan wordt het beschouwd als dode stock. Handig is dat het systeem ook toont hoeveel die overtollige stock je kost of zal kosten. Je kan trouwens zelf de periode van overstock en dode stock aanpassen.

Tip 4: hou openstaande schulden in de gaten

Soms geef je een product al aan remgeld mee, nog vóór je klant het voorschrift binnenbrengt. Maar vergeet hij of zij dat te doen, dan kan je zelf niets van het RIZIV terugvorderen en draai je verlies op die producten. Hou dus je ‘openstaande schulden afgeleverd met tussenkomst’ goed bij en maan je patiënten tijdig aan om hun voorschriften af te leveren.

> Hoe gaat dat in Greenock? Wanneer je een aflevering opstart voor een klant, toont Greenock eerst een scherm met eventuele openstaande schulden van die klant. Daarnaast kan je in Greenock nagaan wie openstaande schulden heeft en hoe hoog die mogelijk oplopen.

Tip 5: denk aan de dalers

Elke maand dalen er artikelen in prijs. En elk softwaresysteem geeft daarover updates. Een maand vóór de officiële lijst van kracht wordt, krijg je een voorlopige lijst met dalers. Op basis van die voorlopige lijst kan je nagaan welke producten je beter terugstuurt, en welke je het best op een later moment bestelt.

> Hoe gaat dat in Greenock? Wanneer producten plots in prijs dalen, wil je die liever niet in grote hoeveelheden bestellen. Greenock helpt dit voorkomen. Zo kan je het systeem vragen om een bestelling automatisch uit te stellen wanneer het product in kwestie plots daalt in prijs. Uiteraard kan je die beslissing altijd nog annuleren, mocht je een product dringend nodig hebben.

* Speciale situaties *
Voor antibiotica en antimycotica moet je een product afleveren dat tot de groep van de ‘goedkoopste’ geneesmiddelen behoort. Greenock houdt daarom een extra lijst bij met producten die hun statuut van ‘goedkoopste product’ verliezen, die je eveneens kan checken om overstock te vermijden.

 

Tip 6: plan personeel efficiënt in

Het loont om het aantal bezoeken (of verkopen) bij te houden. Zo ontdek je interessante patronen, zoals piekdagen waarbij je handen tekortkomt of dalmomenten die je alleen aankan. Door je bezetting en openingsuren hierop af te stemmen, hou je de personeelskosten onder controle.

> Hoe gaat dat in Greenock? In Greenock check je eenvoudig je aantal bezoeken per uur of per dag.

 

Tip 7: opgelet met kortingen

Met kortingen beloon je trouwe klanten. Zorg er wel voor dat je deze prijsverlagingen actief beheert, zodat je marge optimaal blijft. Maak elke maand een overzicht van hoeveel kortingen je uitdeelt en aan wie (klanten, artsen, verpleegkundigen, rusthuizen …).

> Hoe gaat dat in Greenock? In Greenock kan je je kortingsbeleid afstemmen op je winstmarges. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat je (automatisch) 10% reductie geeft op een artikel met een winstmarge boven de 30%, maar nooit op een product met een winstmarge tussen de 10 en 20%.

Meer info en tips welkom?

Hou onze Greenock-blog in de gaten en blijf op de hoogte van het laatste nieuws voor apothekers. Ontvang je updates graag in je mailbox? Schrijf je hier in op onze nieuwsbrief voor apothekers.

Meer informatie? klik hier